Оптимизация бизнеса: с лучше чего начать

Быстрый путь к операционному совершенству с оптимизацией бизнес-процессов

 

Все бизнес-процессы функционируют с максимальной эффективностью всегда и при любых обстоятельствах - это то, к чему стремится каждая организация. Эффективность процессов напрямую влияет на производительность сотрудников и организации в целом. Самый простой и быстрый путь к операционному совершенству - это оптимизация бизнес-процессов. Оптимизация процессов - это дисциплина настройки процесса с целью оптимизации определенного набора параметров без нарушения каких-либо условий или ограничений в процессе.

 

Что такое оптимизация бизнес-процессов?

 

Оптимизация бизнес-процессов позволяет оптимизировать и стандартизировать бизнес-процессы для достижения оптимальной производительности. Что такое оптимизация процесса? Оптимизация бизнес-процессов или оптимизация процессов - это процесс улучшения существующих бизнес-процессов для повышения производительности и операционной эффективности. Для оптимизации бизнеса необходимо признание необходимости улучшения и областей улучшения.

 

Бизнес-процессы терпят неудачу, когда они неэффективны, что снижает общую эффективность бизнеса. Определение оптимизации процессов включает в себя все эти целевые перепроектирования основных процессов для повышения эффективности и улучшения согласования отдельных бизнес-процессов с общей бизнес-стратегией и целями. Оптимизация бизнеса должна охватывать все процессы в организации, а не отдельные процессы. Когда компании оптимизируют основные процессы во всей организации, они могут увидеть значительное конкурентное преимущество, улучшенное обслуживание клиентов и более эффективные операции. Как получить идеальный оптимизированный дизайн технологического процесса?

 

Советы по планированию оптимизации бизнес-процесса:

 

• Документировать текущее состояние процессов, чтобы понять, выполняются ли цели процесса
• Согласовать понимание командой стратегий оптимизации и основных бизнес-целей
• Заставить команду понять не подлежащие обсуждению ограничения процесса
• Сильные и слабые стороны процесса, выполняемого в настоящее время, должны быть поняты проектными командами
• Приемлемые стратегии оптимизации для каждого процесса должны быть доведены до сведения команды

Оптимизация бизнес-процессов должна выполняться хорошо спланированным образом, чтобы были достигнуты ожидаемые результаты. Оптимизированные бизнес-процессы должны быть способны управлять доступными ресурсами, чтобы улучшить результаты существующих процессов. Оптимизация процессов должна улучшить существующие процессы в пределах ваших возможностей. Оптимизация бизнеса является частью структуры управления бизнес-процессами (BPM), которая представляет собой систематическую основу для улучшения существующих процессов.

 

Кому нужна оптимизация процесса?

 

Мы также можем определить оптимизацию как операционную практику, которая выявляет, оценивает и решает бизнес-проблемы и проблемы. В основе BPM лежат совершенствование бизнес-процессов и оптимизация бизнес-процессов. Все ли процессы нуждаются в оптимизации? Как мы распознаем, какие процессы являются приоритетными для оптимизации? Вот несколько способов распознать процессы, требующие оптимизации:

 

Плохие или неработающие каналы связи – бесперебойная связь имеет первостепенное значение для любого процесса, отсутствие которой приводит к хаосу в выполнении процесса. Независимо от того, работает ли ваша команда на месте или удаленно, они должны общаться друг с другом о проектах, которые они выполняют. Эффективные бизнес-процессы избавляют сотрудников от необходимости постоянно задавать вопросы для ясности в различных задачах. Если ваши процессы не обеспечивают надлежащего руководства для членов команды и четких каналов коммуникации, то их необходимо оптимизировать.

 

Избыточные шаги в процессе – эффективные бизнес-процессы должны быть простыми, без каких-либо ненужных или повторяющихся шагов. Разрабатывая исчерпывающий бизнес-процесс, предприятия могут фактически создать пространство для избыточности. Чем дольше процесс, тем больше времени выполнения и увеличиваются требования к ресурсам.

 

Повторяющиеся проблемы – проблемы с процессом являются повторяющимися, и вы получаете жалобы от сотрудников и клиентов по поводу конкретной проблемы. Все, кто жалуется на одну и ту же проблему, не должны игнорироваться любой ценой. Это явный признак того, что в процессе что-то не так и необходимо немедленно исправить.

 

Неправильный контроль версий – насколько хорошо члены нашей команды используют контроль версий документов? Перепутаны ли версии документа? Хотя это может показаться незначительной проблемой, повторение ошибок дорого обходится бизнесу. Идентификация различных версий документа может быть сложной задачей для сотрудников. Оптимизация процесса позволяет обновлять каждую версию процесса и документации без каких-либо проблем или путаницы.

 

Трудности с заполнением открытых вакансий – потребность в новых сотрудниках является признаком роста бизнеса. Заполнение открытых вакансий может быть утомительным процессом без оптимизации процессов найма и адаптации. Оптимизированные процессы управления персоналом позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи, документооборот и беспрепятственную совместную работу.

 

Как приступить к оптимизации бизнес-процессов?

 

Оптимизация бизнес-процессов может оказаться непростой задачей без надлежащего плана. При оптимизации процессов необходимо уделять должное внимание оптимизированному проектированию процессов. Сосредоточение внимания на следующих аспектах оптимизации процесса является важной частью оптимизации процесса.

 

Шаги по оптимизации процесса

 

В зависимости от типа и масштаба проблем / неудач, с которыми вы сталкиваетесь в своем бизнесе, вам необходимо выбрать решение для оптимизации. Тем не менее, есть несколько общих шагов оптимизации, которые могут быть применимы ко всем типам бизнеса.

 

1. Определите проблемы – первым шагом является определение проблемы с процессом или процессом, вызывающим проблему. В процессе может быть несколько проблем, лучший подход - определить и решить каждую из них отдельно. Сосредоточьтесь на конкретной проблеме и попытайтесь определить, что делает ее неэффективной.
2. Переосмысление - оптимизация процессов зависит от эффективности и оптимального использования ресурсов. Переосмыслите, требуется ли полная перестройка процесса или только часть процесса нуждается в оптимизации. Например, если процесс идет медленно, вам лучше определить факторы, которые ответственны за медлительность, и удалить их, а не отказываться от всего процесса.
3. Анализ – внесение изменений в процесс требует глубокого анализа влияния изменений. Сначала определите цель изменений, рассмотрев все области, которые находятся под угрозой. Разработка набора ключевых показателей эффективности поможет оценить влияние изменений. В ситуации, когда вам необходимо внедрить программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов для автоматизации некоторых повторяющихся задач, эти ключевые показатели эффективности можно использовать для измерения успеха оптимизации процесса.
4. Внедрение / Автоматизация – автоматизация является неотъемлемой частью оптимизации. Автоматизация повторяющихся, малозатратных задач - эффективный способ оптимизации процесса. Таким образом, у членов вашей команды будет больше свободного времени для выполнения более интересных задач.
5. Мониторинг – наиболее эффективные бизнес-процессы нуждаются в постоянном мониторинге для постоянного улучшения. Несмотря на надлежащее планирование оптимизации процесса, без регулярного мониторинга было бы трудно выявить какие-либо сбои, которые могут возникнуть в процессе. Важно внимательно следить за недавно оптимизированными процессами, чтобы обнаружить какие-либо сбои.

 

Улучшение и оптимизация бизнес-процессов направлены на перепроектирование существующих процессов, чтобы сделать их более эффективными, оптимизировать операции, сократить количество ошибок и затрат, а также улучшить коммуникацию.

 

Сейчас для клиентов MYFORCE действуют скидки до 50%, бесплатные аудиты и подарки на продукты оптимизации бизнеса и его процессов. Подробнее на нашем сайт.

 

Автор: Вероника Ильина

Источник: MYFORCE